Ada dua hal yang perlu diperhatikan
dalam mengelola komunikasi, yaitu :
Bagaimana menangani pesan-pesan yang
bersifat rutin
Bagaimana menangani krisis
komunikasi
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi jumlah
pesan semaksimal mungkin.
Hal ini perlu
dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau
penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi
yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan
instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung
jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan
dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus
menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang
disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui
kerja sama yang baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan
tanggung jawab
Oleh karena
keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian
tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan
pembicara
Dengan memberikan pelatihan
tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat
meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai
akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam
komunikasi yaitu:
(1) bersikap diam, tidak mengatakan
sesuatu atau
(2) katakana apa yang terjadi dan segera.
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar
perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara
menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi
kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian
bahwa penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi
emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada
beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :
Siapkan tim yang terampil atau
cekatan dalam penanganan bkrisis.
Usahakan agar manajemen puncak
segera bertindak pada saat krisis terjadi.
Ciptakan sebuah pusat informasi
sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan
elektronik komunikasi.
Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
Tunjukkan keseriusan perusahaan,
bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar